書類の捨て時は自分で作る – Evernote&スキャン

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郵便物に領収書、園や学校のプリント。放っておいたらあっという間に紙の山が・・・!!

書類整理や片付けが苦手です😥

領収書や明細書、郵便物・園や学校のプリントなどなど、家庭のなかで出てくる書類・プリントって、以外にたくさんあります。
家族一人ひとりの書類、家族一単位として受け取る書類、親・学校の役割として(係・PTA)のプリントなどなど、種類も様々。

たまる一方の書類・プリントですが、捨てようにも捨て時がわからなくて”なんとなく”放っておいたら、あっという間に紙の山ができあがってしまいました😂

せめて捨て時がわかれば、もう少しなんとかなるんではないか?と思って試行錯誤しているうちに、私がたどり着いたのがEvernoteです。

ここではEvernoteの使い方、特に私が家庭でやっている使い方についてご紹介しようと思います。

Evernoteって、何?

Evernoteは、公式ページさんより引用すると

Evernoteより

Evernote すべてを記憶する
メモをとる。日記を書く。Web ページを保存。Evernote なら、情報を素早く、安全に保管および共有することができます。

Evernote

・・・ということでEvernoteは、スマホやパソコンからファイルやデータを保存したり、メモを残したりできる便利な(ウェブ上の)保管場所です。

このEvernoteに書類・プリントをどんどん保存していって、紙の山を片付けてしまおう!という魂胆です😎

後述しますが、Evernoteに書類・プリントを画像で保管しておけば、書いてある文字も後で検索できてとても便利なのです😉

インストール

 まずはインストールから始めます。

Web版・スマホ版・PC版

Evernoteはどこからでも始められます(無料版は*利用端末数の制限がありますので、注意。)。
Web版はインストール無しで気軽に始められます。

こちらからアカウント作成していただくとEvernote が 少しお得に使えます。)

無料版と有料版の違い

  • Evernoteは無料でも使えますが、1ヶ月毎の利用(ファイルの保管量)が一定量を超えるとファイルのアップロード(保管)ができなくなります(過去分の閲覧は可能)。また、1 アカウントで利用できる端末数に違いがあります。(無料版→2つの端末から利用可。有料版→どの端末からでも利用可。)
  • その他にもちょっとした違いがあります。
    気になる方は、こちら(公式:プランを比較して利用開始)からご確認ください。
  • はじめのうちは無料版でどういったものかを試しつつ、自分の利用状況を考えてから有料版へのグレードアップを考えてみても十分間に合います👌

使い方

無事にインストールが終わったら、なにやら見慣れない画面が出てきたかと思います。まずは以下の3つの言葉を抑えておきましょう。

  • ノート:

    文字通り、書き込めるノートを1枚、目の前に広げるイメージです。
    この>ノートに文字を書いたり(入力したり)、書類やプリントを貼り付けたりしていきます。

  • ノートブック:

    書き込んだり画像を貼り付けたりしたそれぞれのノートを、まとめて本にするイメージです。
    ノートブックを作るときにネーミングに規則性を持たせることで、後から探しやすく・使いやすい「本」にしていきます。

  • タグ:

    ノートブックで大まかな分類ができますが、タグでは更に細かい分類ができます。
    主な目的は、後で検索しやすいようにすることです。
    また、タグはノートブックをまたいで付けることができるので、全体を通した分類(年度毎に付ける・場所に対して付ける)をしたい時にも便利です。

ノートを作ろう

さっそくノートを作ってみましょう。

パソコンからは「ファイル→新規ノート→新規ノート」でOKです👌アプリからは「右下の➕マーク」から、ノートが作成できます。
ノートには主に、ファイルを貼り付けたり・文字を書き込んだりすることができます。

新規ノートを作ったらまず、直ぐにできるのは・・・

メモをする

自分で文字入力をして、メモができます。

忘備録として

紙のメモ帳と同じように使うことができますから、まずは思いついたこと・メモしておきたいことを書いてみましょう。さらに、紙のメモにはできない素敵な機能がいくつかありますので、ご紹介しますね。

  • リマインダー機能:

    Evernoteには、リマインダー(お知らせ)機能があります。
    ノートを閉じてしまっても、設定しておけば指定した日時にお知らせしてくれる便利機能ですので、普段使っているカレンダーと組み合わせて使ってみても良いかもしれません。

    ノートの画面右上にある3点マーク「…」から、リマインダーが選べます。

  • チェックリスト:

    チェックリスト(こういうの→✅)のオン・オフが簡単にできますので、Todoリストや買い物リストにピッタリです。(うっかりチェックを入れてしまっても、すぐにやり直せます😉)

    書式ツールバーが表示されている方は、そちらからチェックボタンが追加できます。表示されていない場合は、「表示→書式ツールバーを表示」からどうぞ。

思いついたことをメモ
  • ウィジェット:

    スマートフォン版ではウィジェットがありますので、思いついたらすぐにメモを取ることができます。
    簡単な”メモ書き用のウィジェット”や、”カメラで撮影→メモとして保存”など、とっさのメモ帳としてもとても便利です。

日記

毎日の記録帳として、日記のように使うこともできます。

自分で毎日(1日1枚)書き溜めていくのも良いですし、毎日の記録はつけたいけど出来事をいちいち入力するのが面倒な(私のような😅)方には、外部サイトを利用した簡易記録日記もオススメです。

簡易日記の仕組みを作ってみる

IFTTTより
  • IFTTTを使う:

    ここでは簡単な説明で終わりますが、IFTTT(イフト)というサービスを使うことで、簡単な忘備録の仕組みを作ることができます。

IFTTTより
  • どんなサービス?IFTTT = If This Then That(もしこれをこうしたら、この処理をしてね)をやってくれるサービスです。

    例えば「もし日付が変わったら、グーグルカレンダーの予定をEvernoteの日記ノートに書き込んでね」という設定をすれば、次の日から指定したとおりに動いてくれるサービスです。無料です。

    この仕組みだと、毎日の記録があっという間につけられます😉
    さらに他のサービスとつなげることで、>1日の流れをまとめた日記ノートが簡単に作れます

    IFTTTもとても便利なので追々、別の記事としてご紹介したいと思っています。

ファイルを保存

Evernoteは入力した文字ばかりではなく、紙資料(学校のプリント・取扱説明書など)の保存も得意です。また、プリントの中の文字も検索可能(一部有料:PDF等の文字検索はプレミアム版のみ)です。心強い!

(ちなみに、基本的にEvernoteには「保存ボタン」というものはありません。書き込んだそばから、勝手に(?)保存してくれます。保存し忘れて消しちゃった・・・😱といううっかりがなくて、安心ですね。)

スキャンしたものを保存する

紙の資料を画像で保存したいとき、普通にスマホの写真として紙資料を撮影しても、読みにくいし・写り込んだ背景が邪魔です。
そんな場合は、スマホのスキャンアプリを使いましょう。

スキャンアプリの良いところは

  • 紙資料以外の背景を消してくれる。
  • 資料を斜めに撮影しても、真っ直ぐに補正してくれる。
  • (モノクロ資料の場合)白と黒をハッキリ分けてくれるので、文字が読みやすい。

と言った点が挙げられます。素晴らしいです⭐

スマホのスキャンアプリは山程あるので、ここでは主なものを2つご紹介しますね。

  • Evernoteのカメラでスキャン:
    スマホのEvernoteアプリから、紙資料や写真をスキャンすることができます(右下の「+」ボタンタップ→カメラ)。Evernoteでは、アプリが撮影しようとするファイルを認識(写真なのか?文字ファイルかな?など)して、自動でスキャンしてくれます

    ただ、Evernoteのカメラ撮影は便利なのですが、撮影までのアプリ立ち上がりに時間がかかる・認識がうまくいかないこともあったりなど、使いづらさを感じることもしばしば。
    ケース・バイ・ケースで使い分けができると良さそうです。

    その使い分け候補として、以下のスマホのスキャンアプリをオススメします。

  • CamScannerでスキャン:
    数あるスキャンアプリから、代表的なこちらをご紹介です。

    CamScanner スキャンPDF作成

    CamScanner スキャンPDF作成

    INTSIG Information Co.,Ltd無料posted withアプリーチ

    こちらからアカウント作成していただくと、管理人がヨロコビます?? 「Basic・Free」を選べばOKです。)

    こちらをオススメする理由は(アプリ立ち上がりはそれほど早くないですが)

    • 仕上がりがキレイ
    • スキャン動作が早い
    • スキャンできる種類が多い

      といった点です。

  • スキャナでスキャン:
    私は主に、スキャナ(文字・写真読み取り専用の機械)でスキャンしています。こちら↓


    4年ほど使っていますが、まだまだ余裕で使えます。
    ちょっと値段がするかも?ですが、沢山の紙資料(プリント)をスキャンしようとするとどうしても、スキャナのほうがラクチンです。

    私がアプリとスキャナどっちも使ってみて思ったのは、スキャナのほうが

    • ボタン一つで、スキャンファイルを保存できる(簡易ファイル名つき)
    • スキャンしたファイルが格段に見やすい。

      です。

      また、この富士通のスキャナは予め「スキャン→Evernote」の設定ができますので、いちいちEvernoteアプリを開く必要がないところが一番のおすすめポイントです。

ウェブページを保存する

ここまで紙資料(プリント)の保存について色々ご案内してきましたが、Evernoteは便利な(ウェブ上の)保管場所とご案内したように、パソコンやスマホで見る資料の保存にも便利です。例えば

  • 料理のレシピ:
    晩ごはんのメニューなんにしようか・・・というときに、スマホでレシピを検索すること、よくあると思います。美味しそうなレシピページを見つけたら、Evernoteに保存しておきましょう。
    後で見返してまた作るときに、サッと探せます。

    私はレシピの料理を作ったあと星マーク(★★☆)のタグを付けて、自分の味の好みをメモしています。

  • ネットショッピングの領収書:
    普段の紙レシートはスキャナでスキャンしますが、ネットショッピングした後は買い物終了ページ(買い物番号などが書かれている)をEvernoteに保存しています。
    ついでに配送日時のリマインダーもつけて、忘れんぼう対策しています😉

  • 気になった記事:
    後でゆっくり見返したい記事や、ためになる言葉などもEvernoteに保存しています。
    保存してそのまま・・・ということもありますが😅思わぬときに思わぬ言葉に会うこともあり、それもまた楽しいですよ。

書類保管庫として

私のEvernote一番の活用方法が”書類保管庫”としての使い方です。

上の方でも紹介しましたが、スキャンした画像の文字を検索できるので、とりあえずの分類さえしておけば紙資料の山をひっくり返すこともなく、簡単に目的の資料やプリントを見つけることができます。

例えば・・・

園・学校プリントの保存

こちらのページでもご紹介していますが、園や学校のプリントってホント、溜まる一方です😥
なので私は、子どもが帰ってきたらとにかく「プリントの確認→スキャン」をやっています。スキャンする時間よりも、子どもにプリントを出させるほうが時間がかかります😂

必要なら、後で確認が必要なプリントはリマインダーを付けたりカレンダーへ貼り付けておきます。

  • Evernoteのリンクを貼る方法:
    Evernoteの特性を生かして、お互いにつながっていないような別のサービス(ここではカレンダー)と簡単に繋がりをもたせることができます。

    • スマホの場合
      ノート右上の3点マーク(︙)→内部リンクをコピー→目的のカレンダーにリンクを貼り付け

    • パソコンの場合
      ノート右上の共有下三角ボタン(▼)→共有URLをコピー→目的のカレンダーにリンクを貼り付け

      共有URLは、リンクアドレスを知っている人なら誰でも(中身を)見ることのできるリンクです。うっかり他の人に知らせてしまわないように注意しましょう。

      これで、Evernote外のサービスとEvernoteをつなげることができます😀
      ある程度の情報はカレンダーで確認しつつ、細かい内容をEvernoteで確認するとスムースです。

明細書・郵便物・レシート

クレジットの明細書、郵便で届く書類、普段のお買い物のレシートなどなど、私の中では「多分、ていうか絶対後から使わないんだけど、もしかして?があったら嫌だなぁ」という部分にあります。
で、何年か後ぐらいに捨てれば良いんですがその仕組が面倒😅

なので、よっぽどハッキリ原本保管が必要なものを除き、スキャンしたらすぐに捨てるようにしています。

レシートは「Zaim」を使うと、スキャナからのレシート取り込みができてかなり便利です(注:スキャナ取込みは有料。スマホカメラによるスキャンは無料)。

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家電の説明書

家電を買うと必ずついてくるのが”説明書”です。
物によって様々ですが

  • 説明が少ない→ペラペラの紙をイチイチしまっておくのは面倒
  • 説明は中くらい→背表紙が無いから、目的の説明書を探すのが面倒だし、手間がかかる
  • 説明がいっぱい→分厚くてかさばって、しまっておくのが大変

・・・てなことに、なります。たいてい😅
なので、

  1. 初めは紙の説明書で使い方をざっと確認
  2. 家電のHPを検索して、データで説明書をダウンロード
  3. データの説明書をEvernoteに保存
  4. 使い方に慣れたら、紙の説明書は資源ゴミへGo!

・・・が、スッキリしてベストです👍

ノートブックを作ろう

このようにして色々な目的のノートができたら、使いやすくするために整理をしておきます。

パソコンからは左側にあるサイドバーより「ノートブック→新規ノートブック(すぐ横の➕ボタンでもOK)」で、作成できます。アプリからは「左上の三本メニュー→ノートブック→本の絵と➕のマーク」より、作成できます。

ノートブックさえ作ってしまえばノートの「ドラッグアンドドロップ」で画面左のメニューにファイルを持っていけば、あっという間にまとめられますから、簡単です。

(以下、私なりの利用方法をご紹介しますが「ノートブックの作り方」「タグの作り方」は、いろんな方が様々な方法で日々研究されている項目です。他にもっと良い方法が・・・!!と思われる方はその辺り、検索されてみても良いかもしれません。)

項目別に作る

まずは「ノートブック→大項目」として分類します。私の場合は

  • 家事
  • 家族(ひとまとまりとして)
  • 家族別(一人ひとりに対して)
  • その他(私個人で気になる項目・・・ブログの下書き用など)

といった感じで分類しています。さらにもう少しノートブックを分けていきたいのですが、その前に。

ノートに番号を振る

大項目としてノートブックを作りましたが、このままだと左側に見えるメニューの並びがバラバラになってしまいます。後からファイル整理しやすくするためにもここで、ひと工夫。
勝手にあいうえお順になることを利用して、ノートブックの名前に番号を振ります

一番使いそうなノートブックには「000」番台。「100」番台は家事のことをまとめる。以下、家族ごとに100番づつ割り振り・・・といった具合です。すると、キレイな項目ごとの順番になります😊

(000.家事、100.家族・・・のような割り振りです。)
(とりあえず100番ごとで割り振りましたが、項目が増えそうだ!という方は1000番ごとでもOKです👌)

これらを意識して、もう少しわかりやすくノートブックを作っていきます。「大項目~中項目」のような扱いになるかと思います。

  • 家事・ベースになるノート:
    毎日の家事の記録や料理のレシピ、Webで見つけた家事の便利メモなど

  • 家族一人ひとりのノート:
    園や学校のプリントや覚書、病気になったときのメモ・薬の説明書など

  • 家族全体のノート:
    家族旅行や行きたい場所のメモ、行った後の思い出記録(入場券・マップ)など

  • 書類関連のノート:
    レシートや領収書、説明書など

  • 個人的な趣味のノート:
    Webで見つけた欲しい物や、やりたいことなど

目的を一つ見つけて、そのためのノートブックを作っていくと、うまくいくと思います。

タグを作ろう

タグは、さらに細かい分類をしたいときに使っています。例えば料理のレシピに対して好みの味だったら「★★★★★」、まぁまぁだったら「★★★☆☆」のタグを付けておいたり、領収書でも「クレジット」「ガス」「水道」などの項目を作ってタグ付けしています。

タグはノートブックをまたいで付けることができるので「2019年」のような、年度ごとのタグを付けておいても便利です。

これで、一年の振り返りなども簡単にできます👍

ノートと連動させたタグにしておく

タグは、小分類としての使い方もできます。

例えば、子どものノートブックを作った時。
小学校のノートブックに対して、タグで小学1年生・2年生・・・と分類していきます。

(ノートブックをたくさん作っていくのも良いかとも思いますが、ノートブックの数が多すぎると整理が大変になりそうなので、ノートを作ったらとりあえずノートブックに保管しておいて、後でまとめてタグ付けをする方法が(私は)楽チンです。)

「どうやったらいいの?!」と迷ったら、ノートブックの番号と連動させた番号を付けながら分類していくと、簡単です。

例えば、息子の太郎君(幼稚園生)のノートブックの番号を500番台にしているなら、ノートブックの割り振りを

500.太郎
510.幼稚園
511.小学校

のように作ります。次に「510.幼稚園」に対してのタグ付け

51101.年少さん
51102.年中さん
51103.年長さん

といった具合に割り振っていきます。
このような規則性や自分ルールを作っておくと、これから先のノートブックづくり・タグづくりもスムースです。

タグ付けは面倒といえば面倒ですが、後から見直す・検索するときに断然見やすくなりますので、ここは手を抜かずに頑張りましょう😉

検索機能を使いこなす

Evernoteの検索機能は、目的のファイルを見つけ出すのにとても便利です。
先程もご紹介しましたが、画像の中の文字も検索することができるので、まさにEvernoteの本領発揮!といった感じです。

Evernoteでは「全てのノート」から探している項目を検索して、見つけ出すこともできますが、その場合

  • 検索そのものに(Evernote側の)時間がかかる
  • リストアップされた中から見つけ出すのがタイヘン

といったことになります😥
沢山の中から検索するよりも、ノートブックやタグで項目を絞ってから検索すると、ビックリするほどあっという間にノートが見つけられます🙆

また、毎回同じ検索をする場合(毎月送られてくるガスや電気の利用明細など)には、検索条件そのものを保存する機能もあります。

  • パソコン版:
    左側メニューの下の方「保存した検索条件」にカーソルを合わせると「➕」ボタン表示→クリックして検索条件を保存。
  • Web版:
    左側の虫眼鏡アイコン「🔍」より、検索語句を入力→Enter→右側に「検索を保存」ボタンが表示される。

(さらに細かい検索条件を指定するなら、公式:検索条件を保存する方法 をご覧ください。)

検索語句は例えば子どものプリントであれば、「◯◯小学校 3年生」や、利用明細であれば「◯◯電気 利用明細」といった具合で言葉を絞ってあげるとうまくいきます。

これでかなりふるいに掛けられますので、ノートの仕分け作業や検索が簡単にできると思います😊

まとめ

Evernoteを上手に使って「家の中に溜まっていた書類の山を片付ける工夫」をご紹介しました。

まず「書類はスキャン→Evernote」のクセをつけると、本当にラクです。
ラクしすぎて、Evernoteの整理(ノートブック分け、タグ付け)が追いつかないこともままありますが😅

  • 書類の山が見えなくなる
  • パソコンの中だけの片付けで終わる

というのは、とても楽チンで気分のいいものです。

個人情報の取扱に注意

こんなに便利なEvernoteですが、注意したいのは個人情報についてです。
「Web上の保管庫」にデータを保存するわけですから、自分ではない誰かによる情報漏えいやサーバ攻撃の可能性は「0ではありません」

もちろんこれらのセキュリティ問題は企業として取り組まれているので、それらを理解した上で利用しましょう。公式:セキュリティ概要 | EvernoteEvernote をもっと安心して利用していただくために

もう一つ、自分でセキュリティを甘くしてしまうケースもありえます。

  • Evernoteを開いたままスマホ放置・置き忘れ
  • 共有リンクをうっかり公共の場で公開

といった具合です。

このあたりはEvernoteに限らず、インターネットサービスにはよくある注意点なので、しっかり把握しておきましょう。

インターネットサービスは、はじめに”ちょこっと”頑張って使い方を飲み込みさえすれば、とても便利なサービスがたくさんあります。

今回のEvernoteを足がかりとして、ぜひ便利なサービスを使いこなしてみてくださいね。

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