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このサイトのお問い合わせ、別件で似たお返事をしたことあったな…（参考にしたい）。さて、どのメールだったかしら😰？
会社のホームページやブログを運営していると、お問い合わせをいただくことがよくあります。
いくつかお問い合わせを受け付けていて
- あれ？どの案件がお急ぎだったっけ…？
- 過去に似た質問があったはず。どこだったっけ…？参考にしたいのに見つからない😱
- なんだか、返信にバラつきがあって統一感がないかも…☹️
いつも同じようなことを考えてる気がします。
…ていうかこれってすごく、時間の無駄なのでは？！
これって改善の余地がありそう。
どうせなら、もう少し大きな規模でのお問い合わせ対応を考えてみても良いんじゃない？！
例えば…
- 対応状況が見えにくい：
誰がどの案件を担当しているのか？期限切れの案件がどれなのか？状況がわかりにくい😥- パッと見でわかりやすくすれば、期限切れ・返信漏れを回避できそう！
- 情報がバラついている：
過去の回答が個人のメールボックスに埋もれていると、チーム全体で活用できない。モッタイナイなぁ…- 同じような回答は、共有できれば時短になる！
- 返信を作る手間がかかる：
毎回似たような文章を一から書くのは…時間がかかってしょうがない😰- テンプレートがあれば初動を早くできるかも？！
こんなこと、ありませんか？
…というわけで今回は、Notionの便利なデータベース機能を使って、お問い合わせをまとめて管理できる仕組みを作ってみました！
目次
Google・Notion（お問い合わせ）フォームの特徴
お問い合わせでは独自にプログラムを組んだフォームもありますが、プログラミングを知らなくても手軽に作成できるフォームもかなり、広まってきました。
代表的なものは、Googleフォーム だと思います。
Googleフォームの良いところ
Googleフォームは
- 無料で手軽に始められる：
Googleアカウントさえあれば誰でも簡単にフォームを作成でき、回答データはスプレッドシートで自動管理されるので、初見でも使いやすい - シンプルで使いやすい：
直感的な操作でフォームを作成でき、回答者にとっても馴染みのある画面デザイン
…と、広く知られたGoogleならではの機能や使いやすさがあります😀
【図解】Googleフォーム作成方法 - 名簿やアンケート集計を簡単に！
Notionフォームの良いところ
対してNotionフォームは広く一般的ではありませんが、データベースと連携して便利に管理できる機能が超強力！なので、オススメです😉
- 受付から対応完了まで、一元管理できる
- フォームで受け付けた内容がそのままデータベースに登録されます
- ステータス管理・期限設定・担当者の割り当てまで同じ場所で完結👍
- 柔軟なカスタマイズ性
- データベースのプロパティ（項目）を自由に追加・変更できるので、自分の仕事のやり方に合わせて使えます
- 知識の蓄積と活用
- 過去の問い合わせ履歴や回答テンプレート、FAQを同じワークスペース内で管理できるから、チーム全体で知識を共有・活用できます
GoogleフォームとNotionフォーム、お問い合わせ向きなのはどっち？
Googleフォームの回答はスプレッドシート（表計算シート）に集約されるため、数字やデータの集計には便利ですが文章での記録や管理は（どちらかといえば）ニガテです😔
一方、Notionフォームはデータベースで運用できるため、
- お問い合わせ内容
- 返信
…といった文章のやりとりをそのまま蓄積・管理できます。
お問い合わせ対応では文章が重要なので、読みやすく、検索しやすく、振り返りやすいNotionの形式は「お問い合わせ運用」にとても合っている と言えます🙂
「お問い合わせ運用ダッシュボード」全体でできること
さて、「お問い合わせ運用ダッシュボード」には
の3つのプランがあります。
「お問い合わせ運用ダッシュボード」の主な機能（共通）
返信はテンプレート運用で、効率化
「お問い合わせ運用ダッシュボード」では、返信を書く手間を大幅に削減させることを目指しました。
- よく使う定型文を一覧からコピー＆ペースト
- お気に入り登録や最終更新日時で優先表示
- Pro版では使用回数による自動ソートも可能
- 署名や送信元情報を簡単に管理できるシンプルな仕組みです
期限管理はダッシュボードトップページで確認
「お問い合わせ運用ダッシュボード」は、今日やるべきことが一目でわかる視覚的な管理画面が特徴です。
- 期限超過は赤、本日期限は黄、本日受付は緑で、ひと目で判別可能
- 期限の自動計算と「祝日調整日数（手動）」で、休業日も考慮した期限設定
- 休業日設定のカスタマイズが可能！
- デフォルトは土日休業日です
- 休業日設定のカスタマイズが可能！
FAQミニデータベースで回答品質の安定化
これまでの知識を集約し、個人でも・チームでも、均一な品質の返信を実現させます
- よくある質問とその回答を蓄積し、検索して引用できる
- 担当者による回答品質のばらつきを抑え、新メンバーの学習コストを削減
- カテゴリ分けや詳細化など、将来的な拡張にも対応しやすい構造
「お問い合わせ運用ダッシュボード」各プランの特徴
それぞれのプランには、運用規模や目的に合わせた特徴を設けました。
Pro版の特長
チームでの運用をメインにした、充実の機能です。
複数人で問い合わせ対応を行う際の効率化と品質向上を強力にサポートします。
- 担当者データベースで、誰が何を担当しているかがわかりやすい
- よく使う返信テンプレートを使用回数順に表示できるので、必要なテンプレートがすぐに見つかる
- チームの成長やテンプレートの増加に合わせて、柔軟に拡張できる設計
- 今日やることがすぐわかり、本日期限や本日受付の案件を簡単に確認できる
- 返信テンプレート・担当者情報・FAQの3つのデータベースがスムーズに連携して使える
Light版の特長
個人や少人数での運用をメインにした、使いやすいシンプル設計。
少人数で問い合わせ対応を行う際の効率化をサポートします。
- シンプルで直感的な設計で、すぐに使いこなせる
- 返信テンプレートは「お気に入り → 最終更新日」順で表示
- 期限管理とFAQ蓄積の基本機能で、日々の実務効率化に集中
- 設定が少なく導入が簡単で、スモールスタートに最適
Free版の特長
無料で手軽に始められる充実の基本機能。
問い合わせ対応に必要な機能で、運用を開始できます。
- 返信テンプレート、期限管理、FAQの、蓄積の核となる機能で運用開始
- 送信元・署名は簡易管理で、手動中心のシンプルな運用
- 期限未設定・未返信案件の抽出ビューで、初期運用でも対応漏れを防止
各プランの選び方
どのプランを選ぼうか？
迷っている方は、こちらを参考にしてみてください😉
- Free版がおすすめの方
- まずはNotionでの問い合わせ管理を試してみたい方
- 個人で小規模に運用したい方
- Light版がおすすめの方
- 1〜3人程度の少人数チームで、シンプルに効率化したい方
- Pro版がおすすめの方
- 複数人のチームで本格的に運用し、担当者管理やデータ分析も行いたい方
- 使用回数の自動集計やデータ分析機能を活用したい方
- 少人数でも、テンプレートの使用傾向を把握して運用を最適化したい場合
- 将来的なチーム拡大を見据えて、最初から本格的な体制を整えたい方
- 担当者管理や対応が遅れている案件の発見など、より詳細な運用管理を行いたい方
「お問い合わせ運用ダッシュボード」の注意事項
「お問い合わせ運用ダッシュボード」では、返信・回答テンプレートやFAQなど 簡単なサンプルデータ を含んでいますが、実際の運用では業務内容や対応方針に合わせて、ユーザー様ご自身でテンプレートを作成・編集していただく必要があります。
まとめ
「お問い合わせ運用ダッシュボード」は、個人など小規模運用から複数人でのチーム運用まで、幅広い規模に対応できる柔軟性が特徴のテンプレートです。
まずはFree版で手軽に始めてみて、運用の成長に合わせてLight版やPro版をご検討いただくことができます。
- 返信テンプレートの活用
- 期限管理の見える化
- FAQの蓄積
…など、問い合わせ対応の質を向上させつつ返信メールの作成時間短縮が目指せると思います😀
日々の問い合わせ対応が面倒だ…と感じている方は、ぜひ「お問い合わせ運用ダッシュボード 」テンプレートを活用してみてください😉
それでは！