自分のGoogleDrive共有設定(ユーザー設定)って…ホントに大丈夫なのかな?

この記事にはプロモーションが含まれています

前にGoogleDriveでファイル共有したけど…あのファイル、共有設定って解除したっけ…?

ニュースで、GoogleDriveの共有設定ミスによる情報漏洩疑い…が問題になった記事を見ました。

エイチーム、93万人超の個人情報漏えいの可能性 Googleドライブが「ネット上で閲覧可能な状態にあった」(オリコン) - Yahoo!ニュース

GoogleDriveの共有設定といえばまさしく、OhYeah to こ の記事でも取り上げた 内容です。

グループLINEでファイル共有する方法は?上手に使って会議を時短!

みんなで共有の注意点

このときの記事では、GoogleDriveのファイルの共有設定を使えば、

  1. 会議や打ち合わせの前に、みんなで内容を知っておくことができる から
  2. 当日の話し合いがスムースに進められる♪

という内容で、主に共有するときの解説をしていたのですが…

そういえば、共有設定状況を確認する方法や解除方法を詳しくお伝えしていなかったなぁ…。

…ということで、注意喚起も含め、改めて記事にしてみました。

  1. GoogleDriveでファイル共有する際の、注意点
  2. GoogleDrive内の共有設定の確認方法

の2つです。

共有設定の解除方法は設定のときの逆をすればOKなのですが、今回はそれとは別の方法をご紹介しておこうと思います。

前回の記事ではファイルの場所がハッキリしていますが、今回は”どこかにある…かもしれない?共有設定済みファイル”を検索して、設定解除します。

GoogleDriveでファイル共有

GoogleDriveでの共有設定では

  • 特定の相手に共有
  • リンクを知っている人なら誰でも共有

の2通りが選べます。

特定の相手に共有する場合

ファイルを特定の相手に共有する場合、

  • 共有設定する側が、共有したい相手のメールアドレスを設定(追加登録)する

ことでファイル共有が可能になります。

メールアドレスの登録などに手間がかかる反面、特定の相手しかファイルが開けないのである程度、情報の公開先を制限することができます。

リンクを知っている人なら誰でも共有する場合

誰でも見れる

リンクを知っている人なら誰でも共有の設定は文字通り、リンクを知っている人なら誰でも、ファイルを見ることができる設定です。

メールアドレスの追加登録などの手間がないため、たくさんの人達と手軽にファイル共有ができる反面、情報の公開先に制限がききません

ファイル共有の注意点

ファイル共有について、簡単な注意点です。

前提として、注意しておくこと

まず前提として気をつけるべきことは

  • 共有する方も、される方も、ファイル共有の意識を高めておくこと

です。

共有して大丈夫?

ファイル共有の操作が手軽なあまり、パパっと操作してしまいそうですが、まずは

  • 本当に共有してもいい(内容の)ファイルなのか?
    • (規模がどうであれ)個人情報満載・機密事項満載のファイルなら、別の手段を考えたほうが良いと(個人的には)思います

を改めて確認することが、大事です。

「リンクを知っている人なら誰でも共有」設定の意味を理解する

この設定が一番手軽ですし、よく使うことになると思いますが

  • 「リンクを知っている人なら誰でも共有」= 世界中の不特定多数の人たちがファイルを見ることができる状態

だということをまず、肝に銘じておいたほうが良いです。

共有するリンクアドレスは、ランダムな長い英数字が割り当てられるので、類推することは困難かと思いますが、

  • (悪意があっても・なくても)リンクアドレス自体を公開
忍び込む

してしまえばセキュリティは無いも同然ですし、

  • リンクアドレスそのものが解析されてしまうケースは、ゼロではない

という意識も重要です。

誰でも共有の設定にしても良いファイルとは?

この記事↓では「地域子ども会の廃品回収のお知らせ」をファイル共有する…という例にしましたが

グループLINEでファイル共有する方法は?上手に使って会議を時短!

この程度なら(万が一)知らない誰かに見られても、さほど実害はない…だろう と考えられます。

  • 公民館や学校、一般的な会社の住所なら全世界に公開しても問題ない
    • インターネットでいくらでも公開されています
  • 期間がハッキリしているので、共有解除する日付も明確にできる
    • 期限が来たら、忘れずに共有解除しておきましょう

という理由からです。

突き詰めすぎると何もできなくなりますし…。線引きが難しいところではあります😥

再度になりますが

  • 本当に共有してもいい(内容の)ファイルなのか?

を(とくに誰でも共有設定の場合は)考えてから、共有するようにしましょう。

共有設定について詳しく知るなら

より詳細な注意点は以下のサイトや

Googleドライブを安全に使うための6つのセキュリティ対策

こうした 内容をご確認いただければと思います。

もっと詳しく学ぶなら・プロ講師から学べる

Google ドライブで学ぶファイル管理と共同編集
~ファイルの保存だけではない、資料作成までできるドライブの機能を体験~
icon

icon icon

Google ドライブをファイル共有のためだけに使っていませんか? 新しいファイルの作成や共同編集、ファイル管理などの機能を体験し、業務で活用するためのスキルや、命名規則や共有ルールといったファイル管理の知識を身に着けるコースです。

詳しく見る

GoogleDriveの共有設定方法

GoogleDriveの共有設定方法はこちらの記事で詳しくご案内しています。

ファイルごとの共有解除は、この方法の逆(ファイルの「制限付き」を選択)をすればOKです。

グループLINEでファイル共有する方法は?上手に使って会議を時短!

共有設定したときは

共有設定したときは必ず

  • 共有設定をしました という告知
  • 共有設定の期限 の告知(と、自分へのリマインド

を一緒にして、公開状態の放置を回避しておきましょう。

GoogleDriveの共有設定を確認したい!

さて、ここまで読んでくると

あれ?あのときの共有設定、解除したっけ…?不安になってきた 😰

…となりませんか?
大丈夫です。確認する方法はあります😉

簡単に、確認できます。

共有設定の確認(検索)方法

現在の共有設定を確認(検索)するためには、以下の手順を実行します。

  1. GoogleDriveを開く
  2. マイドライブ( or. 探したいフォルダ)を選択
  3. プルダウンメニューから「ユーザー→リンクを知っている全員」を選択する
    1. 「リンクを知っている全員」の設定にしているファイルがあれば、表示されます
      リンクを知っている全員を選択

共有を解除したければ、

  1. ファイルを右クリック
  2. 「共有」→「共有」を選択
    共有を選択
  3. 一般的なアクセスの「リンクを知っている全員」プルダウンをクリック → 「制限付き」に変更
    制限付きに変更
  4. 完了をクリック

これで、共有の解除ができました😀

もしも”解除したはずの共有設定ファイル”があった場合、速やかに解除しておきましょう。

まとめ

今回はGoogleDriveの共有設定の注意点から、共有ファイルの検索方法、解除方法をご案内してみました。

GoogleDriveでの共有は

  • 無料で
  • 気軽・手軽に

機能が使えて便利な反面、

  • 使い方を間違えると、とんでもないことになる😰

リスクもあります。
はじめにリスクを知っておけばとても便利なツールですので、これを機に

  • ファイル共有の適切な設定ってなに?

を考え直す機会になると良いなと思います😀

それでは!