Googleサービスを使って、薬の在庫調べを簡単に!

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薬の在庫調べは、子どもにおまかせ!スマホで数を入力してもらったら、母はLINEで数を確認するだけ。

私の子どもには生まれつき、割と大きな病気があります。

現在は病状も落ち着いて穏やかに暮らせているのですが、やはり毎日の薬は欠かせません。

病院でお薬を頂くため、定期的に家にある薬の在庫数を確認・・・するのですが、薬の種類が多く、在庫を数えるのが毎回とても大変です。

そこで、子どもも 比較的簡単に(薬の)数をメモできる””調べた在庫は、すぐに確認できる”ような仕組み「薬の在庫調べツール」を作ってみました。

完成したら、このようになります:

このフォームを送信すれば、LINE Notify に内容が送信され、簡単に在庫確認ができるようになります!

・・・というわけで、薬の在庫調べツールをご紹介します。

毎度まいど、薬の在庫を調べるのが大変なのです・・・。

  • 薬の種類が多くて大変
  • 飲み方の違いがあって大変(1日何回、何錠飲むのか?)
  • 薬の正式名称は、メモするだけでも大変

子どもが小さいうちは私が数えていたのですが、大きくなってからは(めんどくさくて)、子どもにバトンタッチ。

・・・とはいえ、薬の種類や数はそうそう変わりませんし、さすがに子どもも大変です。

子どもに仕事を丸投げしただけで、状況は改善していません。

そこで、この方法で実際に子どもに入力させてみたところ、楽しんで入力してくれましたし、私も確認が簡単でした。

病院受診前の憂鬱(?)とも、オサラバです!

目次


1. このフォームでできること・減った手間数

  • スマホで在庫数がメモ(入力)できる
  • 長~い薬の名前を毎度メモしなくて済む
  • 薬の数え忘れを防ぐ
  • それぞれ何日分の在庫があるか?自動計算できる
  • メモした在庫数はスマホ(LINE)ですぐに、確認できる

2. 薬在庫調べの流れ

  1. 薬の数を数える(在庫調べ)
  2. スマホでGoogleフォームに入力
    1. Googleスプレッドシートにデータ反映
  3. Google Apps Scriptを使ってLINE通知
  4. スマホ(LINE)で在庫数を確認

3. 必要な物

  • Googleアカウント
  • LINEアカウント
  • スマホ
  • (ファイル共有などの若干の基礎知識)

4. 使うもの・使うアプリ

  • Googleフォーム(以下、フォーム)
  • Googleスプレッドシート(以下、スプレッドシート)
  • Google Apps Script(以下、GAS)
  • LINE Notify

5. 注意事項とお願い

在庫数を数える・メモするだけとはいえ、薬=病気に関わることですので、ご利用は自己責任にてお願いします。

6. 参考サイト

7. 薬在庫調べのフォームを作る

7-1. 手順その1:各ファイルの準備

まずは、スプレッドシート・フォーム・GASファイルの3枚を準備します。

7-1-1. 在庫調べの”ベース”になるスプレッドシートを準備します
  • Googleスプレッドシートで新規ファイルを作成
    • 左上のファイル名を確認
    • 「無題のスプレッドシート」から、ファイル名を変更
      1. ここでは「薬在庫シート」とします
  • スプレッドシートの「ツール」→「フォームを作成」
7-1-2. 在庫数を入力するためのフォーム(入力画面)を準備します
  • Googleフォームの新規ファイルが開くので、ファイル名を確認
    • 左上のファイル名を確認
      1. 「スプレッドシートのファイル名」などのファイル名になっています
    • ファイル名は、任意の名前でOK
      1. ここでは「薬在庫シート(フォーム)」とします
    • ファイルの上、中央にある「回答」をクリック
    • 右側にある緑色のスプレッドシートマークをクリックして、先程作ったスプレッドシートと連携させておきます。
7-1-3. 入力した在庫数をLINEに送るためのGASファイルを準備します

一度、スプレッドシートに戻ります。

  • スプレッドシートの「ツール」→「スクリプトエディタ」を選択
  • GASの新規ファイルが開くので、ファイル名を確認する
    • 「無題のプロジェクト」から、ファイル名を変更します
    • ここでは「薬在庫スクリプト」とします

GASを初めて使う場合は、簡単な初期設定・確認項目が出てきますが、ここでは割愛。

GASを実行する際に「 承認が必要です 」という表示が出る場合は、こちらを参考にしてください。
参考:【初心者向けGAS】スクリプト実行時の「承認」でびっくりしないために

7-1-3-1. 合計3枚のファイルを準備

ここまでで

  • 「薬在庫シート」←スプレッドシート
  • 「薬在庫シート(フォーム)」←フォーム
  • 「薬在庫スクリプト」←GASファイル

という名前のファイルができました。

7-2. 手順その2:フォームの作成(入力ページ)

ここから、Googleフォームを使った在庫入力ページを作成していきます。

7-2-1. 先ほど作成したGoogleフォームを開きます

項目(薬の名前)に対する回答(在庫数)を入力していくページをこれから作成していきます。

7-2-2. タイトルを付ける

「薬在庫シート」のままでも良いですし、わかりやすい名前に変更もOKです。

  • ここでは「薬の在庫調べ」とします。
7-2-3. フォームの説明を入力する

説明や注意書きがあれば、入力します。

私は

  • 数字は半角で入力してください。
  • 全く在庫が無い場合は、「0」を入力してください。

のようにしています。

7-2-4. 質問(薬名)と解答欄を作る

質問の部分に薬の名前を入力します。

  • 解答欄は記述式テキスト(短文回答)
    • 右上のプルダウンメニューから選択可
  • 回答の検証を付け加えます(任意)
    • 右下の3点マークの中にあります。
    • 回答の検証をすることで、数字が入っているかどうか?をチェックできます
    • 「数値」「数字」を選択
    • エラーテキスト「数字を入力してください。」など
  • 薬に対する説明が必要なら、右下3点ボタンより「説明」を入力します
    • 例)1日3回服用
  • 入力モレを防ぐため、必須ボタンをチェックしておきましょう

これで、薬入力の項目が一つできました。

あとはこれを必要数コピペして、入力フォームを完成させていきます。

我が家の場合はとにかく薬の種類が多いので、ある程度入力したら、セクションを分けて入力ミスを防いでいます。

7-2-4-1. 種類が選べる薬の場合

栄養剤など、味が選べるお薬もあります。この場合は

  • 質問その1で味を選ぶ
    • 回答項目でプルダウンを選択
    • 栄養剤の名前(何種類か)を入力
  • 質問その2で数を入力

といった工夫をしています。(GASの部分で少し気を付ける場所がありますので、後述します

7-2-5. 入力フォームをブックマークする

フォームが完成したら

  1. 画面右上の「送信」ボタンをクリック
  2. 送信方法の真ん中にある、リンクボタンを選択
  3. リンクアドレスをコピー
    1. URLを短縮したほうが、扱いやすいです
  4. リンクを開いたら、忘れずにお使いのブラウザへ「ブックマーク」登録をしておきます
7-2-6. 入力フォームのテスト

一通りテスト入力して、完了ページまで進むかどうか?試します。

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