園や学校のプリントを、スマホアプリ(Evernoteとカレンダー)で簡単に整理する!

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園・学校からの山のようなプリントは、スマホアプリでささっとプリント整理・情報管理!

子どもが園や学校に通い出すと、とたんに増えるのが「お知らせプリント」。

プリントには、

  • ◯◯をいつまでに用意してください
  • ◯◯の行事の準備をお願いします

という通知事項が盛りだくさんです。
そこからさらに、家族単位で行事や予定の管理をしようとすると

  • どの子の準備?
  • どの人の行事?

なのかが混ざってしまって、情報がてんやわんやに…!!

でも正直、プリント整理とか情報整理なんてめんどくさい。
ファイル別にまとめる管理術 とか私、そんなにマメではない…

  • 子どもたちの行事の管理や情報整理はキッチリしたい!
  • それも、できるだけ少ない手間数で、通知事項もバッチリ抑えたい!!

そんな気持ちを叶えるべく、私が試行錯誤してたどり着いたプリント整理方法をご紹介します。

全体の流れ

私のプリント整理手順は、大まかにこんな風です。

  1. プリントを(スマホカメラなどで)スキャン(撮影)してデータにする
  2. プリントはそのまま箱の中へポイ!(紙は見えなくする)
  3. 必要なプリントのデータは、アプリやパソコンで管理
  4. 1年間たまったプリントは、学年が上がるタイミングでまとめて捨てる

このようにして、プリント(紙類)を見えなくしてしまおう!という作戦です。

必要な物・使うアプリ

用意するものは3つです。

  • プリントをスキャンするもの → スマホのカメラ or. スキャナー
  • スキャンデータを保存する場所 → Evernoteというアプリを使います。
  • プリントを入れる箱 → A4プリントが入る箱(1つでOKです)

私のオススメは以下の方法ですが、「プリント周りはアプリ1つで終わらせたい!」という方は、学校プリント専門サイト(ポスリー)を使う方法から見ていただくと良いかと思います。

プリント整理手順

ではまずプリントをデータ化するために、スキャナーの準備をしましょう。

プリントをスキャンする

プリントをスキャンすることで、紙の情報(画像データ)がスマホやパソコンで見れるようになります。
プリントの写真をカメラ📱やスキャナーで撮って、その写真データを使って整理・管理していくイメージです。

スキャンするには、以下の方法があります。

  1. スマホアプリでスキャンする
  2. スキャナー(専用機)でスキャンする

まずは手軽に試せる、アプリでのスキャン方法をご紹介します!

スマホアプリでスキャンしてデータ化する

スマホアプリなら、スマホのカメラでプリントの写真を撮るだけで、データ化完了です。
詳しく見ていきましょう。

スキャナーアプリのいいところ

まずは、私が使ってみて使いやすい+仕上りがキレイだと思うのが、こちらのアプリです↓

Notebloc - PDFスキャナーアプリ- スキャン、保存してシェア

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スキャナーアプリを使うと

  • プリントの文字が格段に見やすくなる
  • 手軽にはじめられる(無料のアプリもたくさんあります)

という利点があります。
アプリでのスキャン手順は

  1. スキャナーアプリでプリントを撮影
  2. 自動でプリント以外の背景を切り取り調整してくれるので
  3. 確認してチェックボタンを押します

これで、

  • プリントの文字を白黒(カラーも可能)ではっきり見やすく
  • プリント用紙のみ(背景なし)の画像

に変換してくれます。…素敵です⭐

スキャンした画像データは、共有ボタンで好きな場所に保存できます(後述します)。

スキャナーアプリを使うなら、私は上で紹介したスキャナーアプリがオススメなのですが、後ほどご案内するEvernoteアプリ単体でも同じような(文字を見やすく・背景の切り取り)ことができます。

スキャナーアプリのイマイチなところ

…とここまでスキャナーアプリをご案内していますが実は私、スキャナー(文字・写真読み取り専用の機械)をメインに使っています。

スキャナーアプリでも概ね満足なのですが、やっぱり専用機と比べると若干、手間が多く感じてしまいます。
理由は以下。

スキャナー(文字・写真読み取り専用機)を購入してデータ化するメリット

なんと言っても

  • ボタンひとつで、スキャンファイルを保存できる(簡易ファイル名付き)
  • スキャンしたファイルが格段に見やすい

この2点が大きいです。

とにかく毎日のプリント整理、手間数が少しでも多いとそれだけでうんざりしてしまうのです…。

…ということで、私はこちらのスキャナーを使っています。

4年ほど使っていますが、まだまだ余裕で使えています。
ちょっと値段がしますが、それだけの働きをしてくれているスキャナーです!

スキャナー購入のさらに良いところ

このスキャナーは、アプリで手作業していた

  • プリントの枠切り取り確認と調整
  • 共有先を選んで、必要ならファイル名を変更して共有

までを、全部自動でやってくれます。
なので私は、スキャナー一押し!なのです。

スキャンデータを保存する

プリントをデータ化したら次は、振り返り・見直しが簡単にできる場所へ、データを保存します。

オススメするのはこちらのアプリです。

インターネットでさまざまなデータが保存できる場所としては、GoogleドライブDropboxなどが有名ですが、ここではEvernoteを断然オススメします。

手軽さや親しみやすさでいえば、ポスリーという学校プリント整理専用アプリがオススメです。のちほどご案内しますね。

保存したデータを整理する

ではさっそく、必要に応じて保存したプリントの情報を整理・管理していきましょう。

なぜプリント整理にEvernoteをオススメするのか?
Evernoteより

Evernoteはあまり聞いたことがないアプリかもしれませんが、わりと有名なアプリなんです。

Evernoteは、

Evernote すべてを記憶する
メモをとる。日記を書く。Web ページを保存。Evernote なら、情報を素早く、安全に保管および共有することができます。
Evernote

ということで、スマホやパソコンからファイルやデータを保存したりメモを残したりできる、インターネット上の「なんでもデータ保存場所」だと思ってもらえれば良いかと思います。

Evernoteの良いところ

なぜここでEvernoteをオススメするのか?と言うと

  • 画像内の文字検索(活字+手書き文字)ができる

これに尽きます。

プリントに書かれた文字(画像の中の文字)や自分で入力した文字など、とにかくいろんな文字が検索できるので、とりあえずスキャンしてEvernoteに入れておけば「あれ、あのプリントどこだっけ?」という時に検索すれば、おおよそ探すことができます

画像内の読み文字読み取りなので、100%思い通りの検索はできないものと考えたほうが良いです。
…が、あとで確実に探しそうな内容は手入力で検索できるキーワードなどを入れてあげると、検索に引っかかりやすくなります😉

注意点:
通常のスキャンデータ(jpg画像など)は無料でも検索できますが、**一部の(PDFなどの)文字検索は、有料**です。

あとは、

  • 学校プリント整理だけに止めるのにはあまりにも勿体ない、活用範囲の広さ

もあります。

この内容は別に記事をを作りましたので、気になる方はこちらもどうぞ → 書類の捨て時は自分で作るEvernote&スキャン

Evernoteには有用な活用事例のブログがたくさんありますので、そのあたり、Webで探ってみてから利用してみるのも良いかと思います。

私が思うEvernoteの悪いところ
  • できる幅(活用範囲)が広いのはいいけれど、ぱっと見で使い方が分かりにくい😥

インストールして、すぐに使いこなせるのか?と言うと正直、微妙です😅
できることがたくさんある=覚えることもたくさんある ということですね…。

Evernoteのインストール

では早速、アプリをインストールしてみましょう。

Evernoteのアカウント作成は、こちらからできます。

利用プランがいくつかありますが、まずは無料(ベーシックプラン)からで大丈夫です。

ある程度のプリント量なら、ベーシックプランで間に合います。
無料で試してみて、容量が足りないようであれば追々、有料プランへ変更することも可能です。

Evernote-メモを取り、メモを書き込み。ノート、メモ帳、プランナーとして使用

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Evernote無料posted withアプリーチ

Evernoteでのプリント整理手順
  1. プリントをスキャンする
    スキャンアプリやスキャナー、Evernoteのカメラなどでプリントをスキャン → データ化しましょう。

    • スキャンアプリを使った場合 → アプリの共有ボタンから保存
    • Evernoteでスキャンする場合 → Evernoteのカメラボタンで撮影すると、自動でプリント範囲認識・保存してくれます
    • スキャナーでスキャン → 先ほどご紹介したスキャナーであれば、スキャンボタンを押すだけでEvernoteに保存できます(← 初期設定は必要です)

    大抵のプリントはこれだけで整理完了です。
    あとは用意した箱にしまっておきましょう。

  2. カレンダーでリマインダー(通知)設定をする
    提出物や持っていくものなど期限があるプリントは、カレンダーアプリでリマインダー(通知)設定します。

    • リマインダー(通知)設定方法その1

      1. 今使っているカレンダーアプリなどに、日程やタイトルを入力(イベント作成)
      2. メモ欄にEvernoteの共有用アドレスをコピー&ペースト
    • リマインダー(通知)設定方法その2

      1. Evernoteのリマインダー機能を使ってリマインド
        • 良い点: 別のカレンダーへ設定しなくても、簡単にリマインドできる
        • 悪い点: 「1か月見通した予定」として把握できないため、うっかり忘れがち

このような方法で、

  1. 期日が来たら通知を確認
  2. スキャンしたプリントの内容を確認

がスムースに行えます。

私が使っているカレンダーアプリは、定番のGoogleカレンダーです。

Google カレンダー: 予定をスマートに管理する

Google カレンダー: 予定をスマートに管理する

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Evernoteのおおよその使い方は、公式ページのこの辺を参考にどうぞ。

学校プリント専門サイト(ポスリー)を使う方法
ポスリーより

ポスリーを使うと、Evernoteでの手順がさらに省けます。
手軽さ(はじめやすさ)を取るなら、こちらがオススメです。

お子さんが小学校、保育園や習い事でもらってきたプリントをカメラで撮影してアプリで管理。
いつでもどこでも確認できて大事な予定も忘れない。
ポスリーより

ポスリーの良いところ

ポスリーのアプリ1つで、

  • 子どもの名前(写真付き)やタブを登録して、子ども別にプリント整理ができる
  • 日時を指定して、通知させることができる(リマインダー機能)
  • プリントの写真を保存できる

すべて無料で使えますし難しい設定もありませんので、とりあえず始めて見るのにちょうど良いアプリだと思います😆

私が思うポスリーの悪いところ
  • プリントを撮影してもスキャン加工してくれないので、少し文字が読みにくい
    スキャナーアプリと併用したほうが良いかもしれません。
  • 他のカレンダーアプリとの連携ができない
    → 家族全員の予定を、このアプリ内で組むには不向きかもしれません。

ということで、学校プリントの閲覧・整理以外の使い方にはポスリーは不向きと感じます。
子どものプリント通知専用アプリと割り切っての利用方法がしっくりきました。

ポスリーのインストール

ポスリーはこちらからダウンロードできます。

子どものプリント整理 ポスリー

子どものプリント整理 ポスリー

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ポスリーでのプリント整理手順
ポスリーより
  1. プリントをカメラで撮影
  2. 子ども別にタブを登録しておけば、子ども別の仕分けもラクチン
  3. 必要に応じて、通知設定

…と、あっという間です。

このアプリ1つで学校プリント周りの片付けが終わってしまうのが、とても素敵です。

プリントの保管場所として他の用途が必要ないのなら、このポスリーだけでプリント整理が完結できると思います!

手元に残ったプリントを片付ける

プリントの情報が無事に整理できたら、手元にある紙のプリントは必要ありません。
整理が終わったプリントは、大きめの箱に入れて見えなくしてしまいましょう

ここでのポイントは

  • 年度末までとりあえず、プリントを取っておく

ことです。

いくら後から検索できるとはいえ、すぐに捨ててしまうのは度胸がいります😅
ということで、とりあえずプリントは取っておくことにします。

プリントの分別をすると手間なので、きょうだい児がいても分別などせず、どんどん重ねて入れてしまいます。

私が実際に使っているのはこんな箱です。

これを年度末まで続けます

実際に行う、プリント整理の流れ

では実際、私がどのようにプリント整理をしているのか?と言うと

  1. 子どもが帰ってきたらすぐにプリントを出させる!ここが一番、面倒
  2. プリントをスキャン+内容確認
  3. 後で通知したいものは、カレンダーで通知設定
  4. プリントを箱にポイ!

この4ステップを、毎日必ず行っています。

とはいえ、通知が必要なプリントなんて度々もらってこないので、大抵は3ステップで済んでしまいます😀

この手順でプリントを整理していれば、おそらく箱をひっくり返してプリント探し…なんてことは滅多にないはず。
実際私は、箱の中のプリントを後から探すことはめったにありません。

これを年度末まで続けて、学年が上がったらプリントをまとめて捨ててしまいます

一年間触っていないプリントだから、安心して捨てることができます!

とはいえ。
実際は、年度末のタイミングでプリントを捨てるのが心配なので、3月のプリントは残して捨ててます。

まとめ

いかがだったでしょうか。
結局、毎日必ずプリント整理していることにはなりますが😅

この方法の

  • 振り返りが簡単
  • かさばる紙類をすぐに片付けられる

といった点が気に入って、私はこの整理方法を続けています。

蛇足

さらに私は、

  • 家族みんなのリマインダーをもっと、わかりやすく
  • 行事の詳細をもっと見やすく
  • 家事・学校の係の仕事のリマインダーなどなど全部まとめてやっつけたい!

ということで、ご紹介した以下のツール

  • スキャナー
  • Evernote
  • カレンダーアプリ

の他に、以下のようなツールを使って行事やリマインドの管理をしています。

  • Trello(todoリストを作って、漏れ・抜けを防止)
  • Slack(情報を集約して、頭の中を整理する)

これらのツールも基本無料でとても便利なので、また近いうちにご紹介できたらなぁと思っています。

ではご覧いただき、ありがとうございました!

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