園や学校の膨大なプリントを、スマホやアプリでさっと整理!

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膨大な園や学校のプリントを、アプリでちゃちゃっと管理したい・・・

子どもが毎日どんなふうに過ごしているのか、要点をまとめてお知らせしてくれて嬉しい🙂・・・というのが、園や学校からもらってくるプリント

様子が詳しくわかるのは、タイヘンありがたい。
でも、詳しくなるほど、量も配られる頻度も増えていきます。

さらにプリントには、「〇〇をいつまでに用意してください。」「〇〇の行事の準備をお願いします。」という通知事項も盛り沢山

さらにさらに、きょうだい児が増えてくると「どの子の準備?」「どの子の行事?」が混ざってきて大変です。

それらのプリントをテキトウにしていたら・・・園・学校生活が回らなくなってしまいます😢(低学年の頃の忘れ物は、親の忘れ物とも。)

でも正直、プリント整理とかめんどくさい😟
”ファイル別にまとめる整理術”とか、私、そんなにマメではない・・・!

子どもたちの行事の管理はキッチリしたい!
それも、できるだけ少ない手間数で、通知事項もバッチリ抑えたい!

そんな気持ちを叶えるべく、私が試行錯誤してたどり着いたプリント管理方法をご紹介しようと思います。

ファイルをスキャンしてデータにする→プリントはまとめて箱の中へ→必要なプリントをカレンダーにペタッと貼る。(たまったファイルは、学年が上がったらまとめて捨てる)という管理方法です。

目次

  1. 用意するもの・使い方
    1. プリントをスキャンするもの
    2. スキャンデータを保存する場所
    3. プリントを入れる箱
  2. 実際の動き
  3. まとめ

1.用意するもの・使い方

まずは用意するものが3つあります。

  1. プリントをスキャンするもの
  2. スキャンデータを保存する場所
  3. プリントを入れる箱

すべて無料でやることもできます。が、多少の出費は致し方なし!と思えば😅、ずいぶんストレスフリーにできると思います。

私のおすすめは以下から順番に見ていただく方法なのですが「いろんなアプリはめんどくさい!プリント周りは1発で終わらせたい!」という方は、いきなり

から見ていただくと良いかと思います。

1-1. プリントをスキャンするために

まずはプリントをデータにするために、スキャンします。
プリントを写真に撮って、管理しやすく(データ化)していくイメージです。

スマホとアプリ

スキャンアプリをインストールすれば、アプリからプリントをパシャリ📱で、スキャン終わりです。

プリントの文字が見やすく・スッキリします。
まずは、スマホのスキャナアプリを使ってみましょう。代表的なものはこちら。

CamScanner スキャンPDF作成

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INTSIG Information Co.,Ltd無料posted withアプリーチ

こちらからアカウント作成していただくと、管理人がヨロコビます😀 「Basic・Free」を選んだら大丈夫なハズ。)

スキャナアプリもいろいろありますが、大抵はこんな機能があります。

  • プリントの文字を白黒でハッキリ見やすくしてくれる
  • プリント用紙のみ(背景なし)の画像にしてくれる

・・・素敵です⭐

私はスマホを使うならスキャナアプリを使うのがおすすめですが、後ほどご案内する Evernote でも同じような(文字を見やすく・背景の切り取り)ことができます

スキャナ

私が使っているのはスキャナ(文字・写真読み取り専用の機械)です。こちらです。

富士通/PFU FI-IX100A-P スキャナー ScanSnap ブラック …

4年ほど使っていますが、まだまだ余裕で使えます。ちょっと値段がしますが、断然こちら(スキャナ)がオススメです。私がアプリとスキャナどっちも使ってみて思ったのは、スキャナだと

  • ボタン一つで、スキャンファイルを保存できる(簡易ファイル名つき)
  • スキャンしたファイルが格段に見やすい。

です。

とにかく毎日のファイル処理、手間数が多いとそれだけでウンザリなのです。やる気も失せます😖 なので、この2点はかなり重要なのです・・・!!

じゃぁ、手間数ってなによ?!というのが、次のお話です。

1-2. スキャンデータを保存する場所

ファイルをデータ化したら次は、後で振り返り・見直せるようにしないといけません。
それも、できるだけ簡単に管理したい!

なので、プリントの内容をすぐに確認できるような場所に、データを保存していきます。

ここで何を選ぶか?によって、手間数が変わってきます。

Evernote

手間数は多少多くなりますが、私のイチオシは、Evernote(エバーノート)です。
Evernoteは、公式ページさんより引用すると

Evernote すべてを記憶する
メモをとる。日記を書く。Web ページを保存。Evernote なら、情報を素早く、安全に保管および共有することができます。

ということで、スマホやパソコンからファイルやデータを保存したりメモを残したりできる、便利な(ウェブ上の)保管場所です。

メリット

なぜEvernoteをオススメするのかというと

  • 画像内の文字検索(活字+手書き文字)ができる

これに尽きます。

文字が検索できるので、とりあえずスキャンしてEvernoteに入れておけば「あれ、あのプリントどこだっけ?」というときに検索すればOK。

スキャンデータの読み取りなので必ずしも100%思い通りの検索ができているか?は不確かですが、そこまで大事な内容は別に手を加えておけば良いハナシ。
これで困ったことはありません。

あとは、

  • 学校プリント整理だけに留めるのはあまりに勿体ない、活用範囲の広さ。

もあります。
別にご案内ページを作りましたので、気になる方はこちらもどうぞ➡書類の捨て時は自分で作る – Evernote&スキャン

私が思うデメリット
  • できる幅(活用範囲)が広いのはいいけれど、とっつきにくい。
  • デザイン(見た目・使い方)が独特。

インストールして、すぐに使いこなせるかというと正直、微妙です😅
有用な活用事例のブログがたくさんありますので、探ってみてから利用すると良いと思います。

インストール

なにはともあれ、アプリをインストールしてみましょう。(めんどくさそう・・・だと思ったら、次の 学校プリント専門サイト(ポスリー) へ。

ノート、手帳、プランナー、メモをすべて Evernote で

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Evernote無料posted withアプリーチ

こちらからアカウント作成していただくとEvernote が 少しお得に使えます。)

利用プランがいくつかありますが、まずは無料(ベーシックプラン)からでOK!です。
ある程度のプリント量なら、これでまかなえると思います。使い勝手を試してみてから、有料プランに変更することも可能。

ファイルの分類(下ごしらえ)

インストールしたら、スキャンしたプリントをEvernoteに保存します。

  • スキャンアプリを使った場合は、アプリの共有ボタンから保存。
  • Evernoteで直接スキャンする場合は、Evernoteのカメラボタンから撮影すると、いい感じで加工→保存してくれます。
  • スキャナの場合は大抵、スキャンボタンを押すだけで共有・保存できます(←初期設定は必要です)。

Evernoteではタグを付けたり、個別にノートを作ってまとめたりしてファイルを管理することができます。私は家族ごとのノートを作って分類しています・・・が、今やそれも面倒になって放置気味😅

期限のあるプリントは、日時指定でお知らせ

Evernoteにプリント保存できたらあとは

  • お知らせしてほしい日時に通知(リマインダー)設定

もしくは、

  • 今使っているカレンダーアプリなどに、日程を入力(イベント作成)。
  • メモ欄にEvernoteの共有用アドレスをコピー&ペースト。

これで、期日が来たら通知を確認→スキャンしたプリント確認までがスムースにできます👍

私は専らこの方法です。
共有もしやすいGoogleカレンダーで予定やTodoをひとまとめにして、管理しています。(←モレが少ない)

Evernoteのおおよその使い方は、公式ページのこの辺を参考にどうぞ。

いろんな方面で応用できる点で、Evernote、オススメです。

Googleカレンダー

Googleカレンダー

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学校プリント専門サイト(ポスリー)

何より手軽さ(はじめやすさ)を取るなら、こちらがオススメ。

子どものプリント整理 ポスリー

子どものプリント整理 ポスリー

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今までごちゃごちゃとお勧めしてきたことが、実はこのアプリ一つですべて終わります😆

公式サイトより

お子さんが小学校、保育園や習い事でもらってきたプリントをカメラで撮影してアプリで管理。
いつでもどこでも確認できて大事な予定も忘れない。

ポスリーは全て無料(2019年7月時点)です。

メリット
  • 子供の名前(写真付き)やタブを登録して、子ども別にプリント分けできる。
  • 日時を指定して、通知させることもできます。(リマインダー機能)
  • プリントの写真を保存できるので、すぐに内容を確認することができます。

・・・と、ココまでの動作をこのアプリひとつで済ませられます👍

私が見て感じたデメリット
  • プリントを撮影しても見やすく加工してくれないので、少し文字が読みにくいかもしれません。(スキャナアプリと併用もいいかも)
  • カレンダーとの連携が、今の段階では出来なさそう。家族の予定を組むには不向きかも?!
  • 学校プリントの閲覧・整理以外の使い方は(当然ながら)不向きです。

使い方は、

  1. プリントをカメラで撮影
  2. 子ども別にタブを登録しておけば、子ども別の仕分けもラクチン。
  3. 必要に応じて、通知設定

・・・と、あっという間。

アプリのデザインが優しい色調で、動作も直感的に使いやすい印象です😊
なによりこのアプリひとつで、学校プリント周りの片づけが終わるのは、なんとも魅力。

プリントやファイルの保管場所として他の用途が必要ないのなら、このポスリーだけでプリント整理が完結できます😉

1-3. プリントを入れる箱

プリントの情報を無事に保存できたらもう、プリントは必要ありません👍
お手持ちの箱に、プリントをポイッと入れてしまいましょう。

ここでのポイントは

  • 年度末まで基本、プリントに触らないようにする・・・ために、大きめの箱を1つ用意しておくこと。

プリントは年度毎で考えるので、きょうだい児がいてもまとめて入れてしまいます。そこで、私が使っているのはこんな箱です。

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とりあえず、年度末まではこの調子で進めます。

2.実際の動き

では実際私がどうやっているか?というと

  1. 子どもが帰ってきたらすぐにプリントを出させる!
  2. プリントをスキャン+内容確認
  3. 後で通知したいものは、カレンダーで通知設定
  4. プリントを箱にポイ!

この4ステップです😀
さすがにこの4ステップは、毎日必ずやっています。

とはいえ、通知が必要なプリントなんて度々もらってこないので、大抵は3ステップで済んでしまいます🙆

これを年度末まで続けて、学年が上がったらプリントをまとめて括って捨ててしまいます。

上記のような手順でプリントを管理していれば、おそらく箱をひっくり返してプリント探し・・・なんてことは滅多にないハズ。実際私はほとんど箱の中のプリントを探すことはありません。1年間触っていないプリントは、思い残すことなく捨てることができます!

心配になるようだったら3月分のプリントを少し残して、捨てると良いと思いますよ。

3.まとめ

いかがだったでしょうか。

結局、毎日必ずプリント整理していることになっているのですが😅この方法の、

  • 振り返りが簡単(内容を手書きでいちいち書き出さなくても良い)。
  • かさばる紙類をすぐに片付けられる(見えないところにしまえる)。

といった点が気に入って、私はこの管理方法をとっています。

更に私は通知をもっと便利に、家事や学校の係の仕事のリマインダーも全部やっつけたい!ということで、ご紹介した以下のツール

の他に、こういったツールも使って仕事の管理をしています。

  • Trello(Todoリストを作って、モレ・ヌケを防止)
  • Slack(情報を集約して、頭の中を整理する)

これらのツールも基本無料でとても便利なので、また近いうちにご紹介できたらなぁと思います😊

ではご覧いただき、ありがとうございました!

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